海外にビジネスのメール！書き出しや宛名など初めての場合

 

海外に送るビジネスメールの

書き出しや宛名、マナー、

 

始めての海外宛ビジネスメールの場合にも

便利な基本の構成と

フレーズの検索方法を紹介します。

 

 

海外にビジネスメール！メールの書き出しや宛名など

 

 

海外に送るビジネスメールの

書き出し部分の内容とポイント、

宛名や件名、本文のマナーを紹介します。

 

 

海外向けビジネスメールの基本はこちらです。

・件名

・本文

 

宛名　Dear Mr./Ms.○○,

書き出し（導入）

結論・主旨

 

詳細

結びの言葉

 

結辞

署名

 

 

各項目のポイントと注意点を説明します。

 

まずは件名です。

 

海外の英文メールで使うビジネスの件名は、

明確で簡潔にする事が大切です。

 

 

件名の単語を大文字だけで書くのは

好まれません。

 

重要な単語を先頭に、

続いて日程や案件や内容が分かる情報を

付け足すのが一般的です。

 

例えば、ミーティング出席依頼

「Request for attend meeting at  2 PM.」や

 

プロジェクトに関する情報

「Information regarding project(No31).」

 

の様に連絡の目的と詳細が短く

簡潔に伝わる件名が理想です。

 

 

セキュリティの観点から

国内でも注意喚起されてるので、

 

件名の重要性は

浸透してきていると思います。

 

 

次に本文です。

 

日本のビジネスメールと同様に、

本文の先頭には宛名（＋部署＋会社名）です。

 

海外向けのビジネスメールでは、

相手が女性の場合、

 

未婚既婚問わず使用できる

Ms.で統一します。

 

名前は、ラストネーム（ファミリーネーム）を

使用するのがフォーマルです。

 

名前の後に、必要であれば部署、

会社名と続きます。日本と逆の表記です。

 

 

宛名の次は、書き出し（導入）です。

 

書き出しと呼ばれるこの部分は、

実はあまり多くの文章を書きません。

 

 

日本語ビジネスメールでは、

まず初めに「お世話になっております。」

などを使うと思いますが、

 

その後長々と挨拶を綴らずに、

1〜2行の文章で済ませます。

 

先に相手からメールを

受け取っている場合は、

メールのお礼を伝えます。

 

 

海外のビジネスパートナーとの

新年初のメールなら、

 

ビジネスメールの書き出しに、

昨年は大変お世話になりました。

 

「Thank you very much

for your support for our company

during the last year.」

 

というような挨拶を

加えても良いでしょう。

 

書き出しは、なるべく手短に済ませ、

すぐに本題の結論・主旨、詳細に入ります。

 

 

結論・主旨は今回のメールの目的です。

 

ミーティングに関しての連絡であれば

「I am writing in regard to the meeting.」

 

”I am writing in regard to〜.”は

便利なので、様々な場面で使えます。

 

 

結論の次は、詳細です。

海外宛メールの詳細の書き方は、

ビジネスの業界や連絡の目的・内容によって

 

最適とされる形式が変わるのですが、

ポイントは伝わりやすく

読みやすい事を重視します。

 

 

結びの言葉は、相手への気遣いを

表す言葉と返信の希望日を伝えます。

 

特に期日がない場合でも、

返信お待ちしております。

 

「We look forward to hearing from you.」

の様な一言を添えます。

 

 

結辞は、日本語だと敬具に当たる

「Best regards, 」よりフォーマルな表現なら

「Sincerely yours,」を使用します。

 

 

最後に署名で終えます。

 

ここでも名前の後に、部署、会社名の順番です。

 

住所表記と同じように名前も

狭い（小さい）方から大きい方の順です。

 

 

海外にビジネスメール！メールが初めてなら？

 

海外に送るビジネスメールを作るとき

書き出し部分にプラスする内容と

ツールや検索方法を紹介します。

 

初めての海外向けビジネスメールの

お手本です。

 

 

前半で紹介した

ビジネスメールマナー以外にも、

 

海外とのやり取りでメールに

返信するときの

ビジネスメールの書き出しには、

 

本文の内容によって様々な

文章が想定されます。

 

 

前回の返信が遅れた場合の謝罪も

書き出しで伝えます。

 

「I apologize for the delay

in responding to your email.」

 

また、メールの前に相手に

会っていればその時のお礼、

 

初めて連絡する相手なら

簡潔な自己紹介を伝えます。

 

 

相手との関係性にもよりますが、

コロナを気遣う一言を

海外メールにプラスした場合、

 

ビジネスメールの結びの前に

「Please stay safe and healthy.」

 

などと付け加えて

締めくくるのが良いでしょう。

 

始めての海外向けビジネスメールの

参考になります。

 

 

サイトを紹介します。

 

シチュエーション別の

例文・解説・上達方法まで

丁寧に解説されています。

 

【TheEnglishClub・ビジネス英語メール｜

件名・書き出しから結びまで！例文100選】

 

 

ビジネスメールを初めて送るとき、

テンプレート以外に使いたいフレーズや

言い回しの検索に便利な方法を紹介します。

 

一つ目は、英文を" "で囲む方法。

 

" "で囲む事により、

ひとフレーズで検索できます。

 

二つ目は、*で置き換えられるフレーズや

単語を検索する方法。

 

" "と*を使用すると、

"I hope you have a * year."で検索した場合は、

 

*部分に「nice」「wonderful」

「great」「fantastic」「happy new」など

 

代用できる単語に

置き換えられたフレーズが検索ができます。

 

 

「言い換え」や「使い方」など

検索する手間が省けます。

 

ただし、日本語以外のページが

検索にかかるので注意が必要です。

 

 

三つ目は、自動添削ツールを使う方法。

 

Grammarlyは、ウェブ版以外に

拡張機能やスマホのアプリがあり、

 

英文メールのチェックなら

無料版でも十分対応できます。

 

【Grammarly・Webサイト】

 

 

海外にビジネスのメールを送るときの書き出しや宛名について

 

海外向けビジネスメールの書き出しや

宛名などのマナーと例文や

検索方法を紹介しました。

 

 

初めて海外の取引先に

ビジネスメールを送るときは、

 

ネイティブな表現に

近づけようとするよりも、

 

正確な内容で伝わりやすくする事を

目指しましょう。

 

 

相手の方との関係性にも関わってくるので、

お礼や気遣いも大切ですが

 

日本との文化の違いは理解して

サラッと伝える程度に留めます。

 

 

英語でのやり取りでも、

相手が英語圏の国の人とは限らないので、

文化や習慣への配慮も必要です。

 

近年は、国内でもメールでのやり取りが

当たり前になり、

かなり簡略化されてきました。

 

翻訳ソフトも便利になり、

自分もかなりお世話になっています。

 

【TheEnglishClub・ビジネス英語メール｜

件名・書き出しから結びまで！例文100選】

 

【Grammarly・Webサイト】